U bent hier

3 Tips voor efficiënte rapportages mét inhoud

 

 

Als (analytisch of online) marketeer, inhouse of bij een agency, zijn we allemaal vertrouwd met een maandelijks terugkerend fenomeen waar velen van ons niet echt warm van worden: rapportagetijd. Aan het begin van de maand cijfers ophalen en op de juiste plaats samenbrengen om de resultaten te zien.

Uiteraard is het altijd aangenaam om positieve evoluties vast te stellen, daar doen we het uiteindelijk allemaal voor. Maar waarom is het maken van die rapportering zelf zo’n vervelend werkje? Het is tijdrovend en heel wat rapportages bevatten bovendien best wat overbodige data. Daardoor verlies je niet alleen tijd tijdens het maken van de rapportage, maar de rapportering zelf wordt ook een pak onduidelijker. Hierdoor komen de conclusies dan meestal ook niet duidelijk naar voren.

Hoe kan je nu snel, eenvoudig én efficiënt, een kwalitatieve en zinvolle rapportage opstellen? Op basis van deze 3 nuttige tips zet je alvast een stap in de goede richting.
 

1. Rapporteer in functie van de doelstellingen

Nog al te vaak bestaat een online marketingrapportage simpelweg uit een verzameling van data, soms afkomstig uit verschillende platformen. Het uiteindelijke resultaat is vaak een overzicht van wat er de voorbije maand werd gerealiseerd. Denk maar aan sessies op de website, aantal bezoeken per kanaal, enzovoort.

Je haalt er wel nuttige zaken uit, maar vaak iets te weinig in vergelijking met de tijd die je steekt in het maken van de rapportage. Het zou echter zonde zijn om niets met deze data te doen, toch?

Een goede online marketingrapportage zou eigenlijk niets meer of niets minder moeten doen dan duidelijk aangeven of de vooropgestelde doelstellingen op dat moment behaald worden of niet. Uiteraard is een onderbouwde toelichting per doelstelling nodig om aan te tonen hoe de huidige situatie tot stand gekomen is, maar beperk je tot de essentie. Je rapportage is jouw stand van zaken, geen samenvatting van een aantal interessante cijfers. Alles wat in de rapportage staat, moet telkens opnieuw de moeite waard zijn om te lezen. Hoe zonde is het anders van het werk en de tijd die je er hebt ingestopt? En geef toe, iedereen van ons heeft wel al eens een rapportage doorgestuurd waarbij je je afvroeg of de klant of je overste dit wel tot in detail zou lezen.

Deze concrete manier van werken zorgt niet alleen voor duidelijkheid in het al dan niet behalen van de doelstellingen én de evolutie, het zorgt ook voor een betere relatie met je klant/baas/collega aangezien je rapporteert wat ze echt willen weten. Een digital marketing manager bijvoorbeeld, moet in een mum van tijd kunnen zien of alles volgens plan verloopt. Hij of zij heeft geen boodschap aan het aantal extra sessies ten opzichte van vorige maand - tenzij dit een specifieke doelstelling is natuurlijk.

Hieronder kan je alvast een fictief voorbeeld vinden van hoe een dergelijk overzicht er ongeveer kan uitzien. Je kan hier perfect zien welke doelstelling reeds behaald is en waar nog het meeste progressie moet gemaakt worden. Dit is uiteraard maar een samenvattend onderdeel van de gehele rapportage, waarbij telkens nog wat dieper ingegaan wordt op de verschillende doelstellingen.

 

 

Uiteraard moet je in het begin van dit traject wel even wat tijd steken in de opbouw van zo’n rapportage op maat. Je moet namelijk tot in detail gaan afstemmen met de klant of je baas wat de doelstellingen zijn en hoe je dit inzichtelijk kan maken. Dat is absoluut geen verloren investering, want van zodra je dat visueel voor mekaar hebt gekregen maak je het niet alleen de klant of je baas eenvoudiger - want die ziet nu wat hij of zij wil zien - maar ook voor jezelf wordt het een stuk eenvoudiger. Je besteedt je rapportagetijd niet alleen effectiever, je ziet ook zelf veel sneller waar je komende maand moet aan gaan werken. Zo behoud je veel meer controle over het al dan niet behalen van de doelstellingen.

 

2. Beperk je tot de essentie

Zoals daarnet reeds vermeld is het bijzonder belangrijk om je in een (maandelijkse of kwartaal-) rapportage te beperken tot de meest essentiële zaken. Geef enkel uitleg waarom iets goed of fout loopt, maar voeg geen overbodige informatie toe. Weet dat een rapportage eigenlijk enkel en alleen mag dienen om te bepalen of alles volgens plan verloopt.

Op deze manier bespaar je tijd om op een ander moment diepgaandere data-analyses te gaan uitvoeren. Dit is waar je de echte learnings uit haalt, niet uit jouw maandelijkse status update. Deze diepgaande analyses dienen niet alleen om te verklaren waarom een bepaalde doelstelling al dan niet wordt behaald, maar vooral ook om bepaalde opportuniteiten te ontdekken. Zaken waar je anders gewoon blind voor bleef, aangezien je onvoldoende tijd had om stevig in je data te duiken.

 

3. Kies de juiste programma’s

Het kiezen van de juiste manier van werken is uiteraard onontbeerlijk om je maandelijkse rapportage zo efficiënt mogelijk te gaan samenstellen. Het scala aan mogelijkheden is hier zo uitgebreid dat iedereen op zoek moet gaan naar datgene wat voor hem het beste werkt.

Sommige verkiezen dashboards in Google Analytics, anderen werken graag met Prezi, voor het sturen op ROAS zijn tools als funnel.io ontzettend handig en ook de ontwikkeling van Google Data Studio lijkt een nuttige evolutie voor velen. Kortom, er is echt voor ieder wat wils. Het belangrijkste hierbij is dat je een manier van werken verkiest die voldoet aan de wensen van de klant én die ook voor jou eenvoudig werkt. Dit zorgt niet enkel voor tijdswinst, maar tevens voor een betere en duidelijkere communicatie, aangezien zowel jij als jouw klant of baas telkens weten waar iets gevonden kan worden.

 

Ben jij ook op zoek naar een manier om je rapportages zo efficiënt en effectief mogelijk op te bouwen? OMCollective helpt je hier uiteraard graag mee verder. Neem gerust contact met ons op en dan bekijken we samen hoe we jouw rapportage tot een echte meerwaarde kunnen laten uitgroeien.

 

 

 

 

Reactie toevoegen

Neem direct contact met ons op

OMCollective gebruikt cookies om uw surfervaring op deze website gemakkelijker te maken.